Wewnętrzna Procedura

(dalej: ,,Procedura”)

dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych dla polskiego oddziału Easy Payment Services OOD (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)

Niniejsza Procedura stanowi adaptację Procedury zgłoszeń nieprawidłowości "Management Financial Group" AD wdrożonej przez MFG Group i jest wdrożona dla polskiego oddziału Easy Payment Services OOD Druzhiestvo S Ogranichiena Otgovornost z siedzibą w Sofii, Bułgaria zarejestrowanego w Agencji do spraw Rejestrów - Trgovski Riegistr pod numerem 204112059 i dotyczy jego działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - przede wszystkim działalności wykonywanej przez Easy Payment Services OOD (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Oddział w Polsce) z siedzibą w Warszawie przy ul. Bukowińskiej 22B, 02-703 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000720382 (dalej: jako "EPS").

Procedura zgłoszeń nieprawidłowości "Management Financial Group” AD została przyjęta dla całej grupy kapitałowej MFG na podstawie art. 28 ust. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928, dalej: "Ustawa o sygnalistach").

Niniejsza Procedura dotyczy wyłącznie zgłoszonej i faktycznie wykonywanej działalności przez Easy Payment Services OOD Druzhiestvo S Ogranichiena Otgovornost na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - w szczególności wykonywanej w formie oddziału zgodnie z polską ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2018 r. poz. 649 z późn. zm) oraz polskim zakresem tej działalności, w tym odpowiednim zgłoszeniem oddziału (ale także działającego w sposób wyraźny transgranicznie) EPS jako instytucji pieniądza elektronicznego oraz zakresem, w jakim EPS OOD Oddział w Polsce jest Pracodawcą.

Wewnętrzna Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych dla polskiego oddziału Easy Payment Services OOD jest wynikiem zaangażowania EPS OOD w szczególności działającego w formie Oddziału w Polsce na rzecz swoich klientów i partnerów biznesowych w Polsce w zakresie zgodnego z prawem, uczciwego i etycznego postępowania.   

Sekcja I: Postanowienia ogólne

1.1. Celem Procedury jest wspieranie i utrzymywanie środowiska, w którym Sygnalista, niezależnie od tego, czy jest Osobą zatrudnioną wewnętrznie czy zewnętrznie (partnerem), może pracować, komunikować się i wchodzić w interakcje w środowisku otwartości, uczciwości i rzetelności z działami EPS OOD realizowanymi przez EPS OOD w Rzeczypospolitej Polskiej, zapewniając możliwość zgłaszania Naruszeń.

1.2. Niniejsza Procedura ma zastosowanie wyłącznie do naruszeń prawa wynikających z polskiej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Biorąc to pod uwagę, Naruszenie (,,Naruszenie”) jest rozumiane jako Naruszenie prawa lub działanie mające na celu obejście przepisu prawa, które dotyczy:

(a) korupcji,

(b) zamówień publicznych,

(c) usług, produktów i rynków finansowych,

(d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

(e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

(f) bezpieczeństwa transportu,

(g) ochrony środowiska,

(h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

(i) bezpieczeństwo żywności i pasz,

(j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

(k) zdrowia publicznego,

(l) ochrony konsumentów,

(m) ochrony prywatności i danych osobowych,

(n) bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych,

(o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

(p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

(q) prawa konkurencji Unii Europejskiej,

(r) korporacyjnego naruszenia prawa podatkowego i praktyk mających na celu uzyskanie przewagi podatkowej i uniknięcia zobowiązań prawnych.

1.3. Niniejsza Procedura nie ma zastosowania do:

a) Procedur zgłaszania wewnętrznych informacji o naruszeniach przepisów wewnętrznych lub zasad etyki zgodnie z art. 4 ust. 2 polskiej ustawy o sygnalistach,

b) Spraw, o których mowa w art. 5 ust. 1 polskiej ustawy o sygnalistach,

c)  Naruszeń innych niż wymienione w punkcie 1.2. niniejszej Procedury.

1.4. Aby utrzymać te standardy, EPS ODD zapewnia możliwość zgłaszania nieprawidłowości:

·  W przypadku podejrzeń dotyczących Naruszeń lub możliwych Naruszeń w zakresie przepisów, do których ma zastosowanie niniejsza Procedura,

·  Objęcie ich ochroną wynikającą z przepisów polskiej ustawy o ochronie sygnalistów od momentu zgłoszenia (ujawnienia - Zgłaszający) lub publicznego ujawnienia, pod warunkiem, że Zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o Naruszeniu,

·  EPS gwarantuje, że niniejsza Procedura nie uniemożliwia osobom nieupoważnionym dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem i zapewnia ochronę poufności co do tożsamości Sygnalisty, Osoby zainteresowanej oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

1.5. Wdrażając Procedurę, EPS OOD dąży do:

· zapewnienia, że odpowiednio upoważnione kierownictwo EPD OOD jest informowane - na zasadzie poufności - na wczesnym etapie naruszenia,

· dostępne są odpowiednie zasoby umożliwiające zgłaszanie Naruszeń ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych;

· zapewnienia, że Sygnaliści są chronieni przed odwetem lub niesprawiedliwym traktowaniem, gdy zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce i polskiej Ustawie o sygnalistach zgłaszają Naruszenia, z którymi uważają, że mają do czynienia,

·  zapewnienia ochrony Sygnalistom.

1.6. Kierownictwo EPS OOD gwarantuje, że wszystkie informacje i raporty sporządzone zgodnie z warunkami niniejszej procedury będą traktowane jako ściśle poufne.

1.7. Niniejsza polityka ma na celu zachowanie zgodności działań EPS OOD z prawem oraz wykrywanie, zapobieganie i powstrzymywanie niewłaściwych i nielegalnych działań mających wpływ na EPS OOD. Celem niniejszej polityki jest zapewnienie dodatkowego bezpieczeństwa i zagwarantowania, że takie niepożądane działania nie są dozwolone ani tolerowane w EPS OOD.

Sekcja II: Procedura

2.1. Prawo do zgłaszania Naruszeń przysługuje Osobom zatrudnionym (obejmuje również osoby z zewnątrz, jak wspomniano w sekcji Definicje).

2.2. OOD EPS udziela informacji na temat niniejszej Procedury kandydatowi ubiegającemu się o zatrudnienie lub pozostającemu w innym stosunku prawnym skutkującym świadczeniem pracy lub usług bądź pełnieniem funkcji EPS lub mającym na celu nawiązaniu stosunku właściwego definicji Osoby zatrudnionej zgodnie z sekcją Definicje, w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie takiej umowy.

2.3. Dane osobowe Sygnalisty nie będą ujawniane przez EPS OOD osobom lub podmiotom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty lub na podstawie przepisów prawa. Dane Sygnalisty mogą być przetwarzane/udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do tego i zgodnie z przepisami polskiej Ustawy o sygnalistach.

2.4. Działania odwetowe przeciwko Sygnalistom, próby lub groźby takich działań nie mogą być podejmowane.

Działania odwetowe przeciwko Sygnaliście mogą obejmować między innymi następujące działania, a także ich próby lub groźby zastosowania takich działań:

W odniesieniu do świadczenia pracy na podstawie stosunku pracy:

a. odmowa nawiązania stosunku pracy;

b. wypowiedzenie lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,

c. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

f. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

g. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

h. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

i. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;

j. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

k. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

l. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

m. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

n. mobbingu;

o. dyskryminacji;

p. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

q. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

r. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

s.działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

t. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

u. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

II. W odniesieniu do innych niż stosunek pracy stosunków prawnych – w sposób wskazany w art. 12 i 13 polskiej ustawy o sygnalistach.

2.5. Zasady, o których mowa w pkt od 2.1. do 2.4. oraz przepisy art. 11-22 polskiej ustawy o sygnalistach stosuje się odpowiednio do (a) Osoby fizycznej pomagającej w powiadomieniu o Naruszeniu (b) Osobie fizycznej powiązanej z Sygnalistą (c) Osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

2.6. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej Procedurze pod warunkiem, że dokonując Zgłoszenia miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że przekazane w Zgłoszeniu informacje są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowią informację o Naruszeniu.

2.7. EPS OOD zapewnia, że niniejsza Procedura i związane z nią przetwarzanie zgłoszeń uniemożliwia osobom nieupoważnionym dostęp do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby pomagającej w powiadomieniu o Naruszeniu oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób. Przyjmowanie, weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych, działania następcze i przetwarzanie danych osobowych osób mogą być wykonywane wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie ("należycie upoważnione").

Zgłaszanie i Komisja ds. zgłaszania nieprawidłowości

2.8. W celu realizacji niniejszej Polityki EPS OOD tworzy Komisję ds. Zgłaszania Nieprawidłowości, której członkowie dobierani są zgodnie z zasadami zapobiegania konfliktom interesów oraz zapewnienia ich niezależności i bezstronności do rozpatrywania poszczególnych zgłoszonych przypadków. Członkowie mogą się różnić w zależności od złożoności i charakteru danego Naruszenia oraz osób, których zgłoszenie dotyczy.

2.9. Osobą odbierającą i obsługującą Zgłoszenia jest wyznaczoną przez EPS OOD na potrzeby tej Procedury jako osoba upoważniona do obsługi Zgłoszeń przedstawicielka lokalnego oddziału HR należycie upoważniona i zobowiązana do zachowania w poufności (na dzień wejścia Procedury w życie - przedstawicielem tym jest Pani Alicja Kwiatkowska). W przypadku jej nieobecności spowodowanej chorobą lub urlopem, zastępstwo sprawuje lokalny radca prawny lub adwokat stale współpracujący z EPS OOD, wyznaczony przez Dyrektora Oddziału do zastępstwa.

2.10. Komisji do spraw zgłaszania nieprawidłowości jest powoływana (zawiązywana) przez przedstawiciela compliance EPS OOD (należycie upoważnionego oraz zobowiązanego do zachowania poufności poinformowanego) oraz przedstawiciela lokalnego działu HR (na dzień wejścia Procedury w życie - przedstawicielem tym jest Pani Alicja Kwiatkowska) niezwłocznie po dokonaniu i wstępnej weryfikacji Zgłoszenia. W skład Komisji - o ile nie rodzi to konfliktu interesów - poza przedstawicielem HR mogą przykładowo wchodzić następujące osoby:

2.11. Członkowie powyższego Komitetu są każdorazowo ustalani na potrzeby obsługi/załatwienia danego Zgłoszenia i muszą przed podjęciem jakichkolwiek czynności czy zapoznania się ze Zgłoszeniem zostać należycie upoważnieni do przetwarzania m. in. danych osobowych Sygnalisty i innych osób wskazanych w Zgłoszeniu.

2.12. Każdy członek Komisji podpisuje Oświadczenie o zachowaniu poufności, podług wzoru udostępnionego przez Spółkę i otrzymuje upoważnienie (tj. jest należycie umocowany) do przetwarzania danych i zapoznania się z przedmiotem sprawy potwierdzające jego zobowiązanie do zachowania poufności w odniesieniu do wszelkich informacji, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem swoich uprawnień wynikających z niniejszej Procedury.

2.13. Komitet po jego powołaniu posiada następujące kompetencje:

·     Rozpatrywanie wszelkich Zgłoszeń dokonanych zgodnie z warunkami niniejszej Procedury z zachowaniem ścisłej poufności co do tożsamości Sygnalisty i innych osób wskazanych w Zgłoszeniu - polscy członkowie Komitetu są odpowiedzialni za referowanie sprawy i przełożenie jej z polskiego na angielski dla członków Komitetu, którzy nie posługują się tym językiem,

·     Zebranie dodatkowych informacji i dowodów niezbędnych do wyjaśnienia okoliczności opisanych w Zgłoszeniu;

·     Zaplanowanie kroków, które należy podjąć w związku z otrzymaniem stosownego powiadomienia,

·     Podjęcie decyzji o działaniach następczych w związku ze zgłoszonym Naruszeniem,

·     Podejmowanie w ramach ram prawnych innych działań niezbędnych do prawidłowego i zgodnego z prawem przeprocesowania Zgłoszenia.

2.14. Obsługę techniczną Zgłoszenia, kontakt z Sygnalistą jest każdorazowo podejmowany wyłącznie przez lokalnego członka HR lub osobę go zastępującą.

2.15. Wykonując swoje funkcje, Komitet podejmuje decyzje większością głosów wszystkich swoich członków. W przypadku równowagi głosów, decyduje lokalny członek HR.

2.16. Członkowie Komisji zobowiązani są do terminowego rozpatrywania Zgłoszeń.

2.17. Wszystkie dokumenty i dowody związane ze Zgłoszeniami będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia badania sprawy decyzją Komitetu.

2.18. Rejestr zgłoszonych naruszeń na potrzeby niniejszej Procedury z zachowaniem wymogów prawnych jest prowadzony na poziomie Grupy MFG.

2.19. W przypadku, gdy dokumenty lub dowody zawierają dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem - takie dokumenty lub dowody, zgodnie z odpowiednimi przepisami polskiego ustawodawstwa, są przechowywane przez podmiot prawny i organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zewnętrzne zgłoszenie zostało przekazane organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych lub działania następcze zostały zakończone, lub po zakończeniu postępowania wszczętego tymi działaniami.

2.20. Sygnalista jest uprawniony do przekazywania Zgłoszeń wewnętrznych w formie pisemnej lub ustnej. Zgłoszenie ustne może być dokonane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (e-mail) lub telefonicznie. Zgłoszenie pisemne może mieć formę papierową lub elektroniczną.

2.21. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem: nienagrywanej linii telefonicznej – jest ono dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez lokalnego członka HR lub zastępującą lokalnego członka HR osobę.

2.22. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może zostać dokonane podczas bezpośredniego zapewniającego poufność spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie zostanie udokumentowane w formie protokołu ze spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg lub nagrania z jego przebiegu.

2.23. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy wskazanych w pkt 2.21 - 2.22 powyżej, poprzez ich podpisanie.

2.24. Zgłoszenia wszelkich Naruszeń mogą być przesyłane w następujący sposób (Zgłaszający powinien podać swoje dane wraz z danymi do kontaktu - e-mail/adres lub równoważny):

2.25. Osoba z lokalnego HR - lub jej zastępca - jest odpowiedzialna za kontakt z Sygnalistą, przekazywanie zgłoszeń dokonanych przez Sygnalistę do Komitetu, przekazywanie ustaleń Sygnaliście, powoływanie i zwoływanie posiedzeń Komitetu i sporządzanie z nich notatek, udzielanie wyjaśnień oraz wykonywanie innych decyzji i poleceń o charakterze wykonawczym podejmowanych przez Komitet. Do tego dba on o zachowanie dostępu do tych kanałów/narzędzi do dokonywania zgłoszeń w sekrecie.

2.26. W przypadku przesłania zgłoszenia na adres e-mail wskazany w niniejszej Procedurze, do Zgłaszającego zostanie wysłana automatyczna wiadomość e-mail z potwierdzeniem odbioru. W przypadku, gdy zgłoszenie zostanie przesłane w formie papierowej, wyznaczona osoba wskazana w pkt 2.25 wyśle powiadomienie do Zgłaszającego w ciągu 7 dni od jego otrzymania, z wyjątkiem przypadków, gdy Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2.27. Komisja załatwia sprawę tj. podejmuje decyzję na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w sprawie otrzymanego zgłoszenia Naruszenia w terminie do 3 miesięcy od dnia zgłoszenia. W celu wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, Komisja ma prawo zażądać dodatkowych informacji i wyjaśnień od Sygnalisty, a także od każdej osoby trzeciej, która może być w jakikolwiek sposób związana ze sprawą i/lub może dostarczyć więcej informacji. Osoba wyznaczona do obsługi Zgłoszeń w terminie, o którym mowa w zdaniu pierwszym oraz w zakresie dopuszczalnym przez prawo poinformuje Sygnalistę o swojej decyzji i podjętych lub planowanych działaniach.

2.28. W przypadku Zgłoszenia Komisja po uformowaniu zbiera się w celu omówienia zgłoszonego Naruszenia i podjęcia decyzji o dalszych krokach. Posiedzenia mogą również odbywać się zaocznie - poprzez spotkania wirtualne, zgodnie z życzeniem obecnych.

2.29. Na podstawie decyzji Komisji niektóre osoby mogą zostać zaproszone do pomocy w wyjaśnieniu okoliczności opisanych w zgłoszonym Naruszeniu i mogą uczestniczyć w posiedzeniach Komisji. W takim przypadku osoby obecne na posiedzeniu muszą zostać upoważnione przez EPS OOD, w tym podpisują oświadczenie o nieujawnianiu informacji, o których dowiedziały się podczas posiedzenia.

2.30. EPS OOD wskazuje, że Sygnalista może na zasadach prawem przewidzianych dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego w EPS OOD lub dokonać może takiego zgłoszenia w innych organach publicznych oraz w stosownych przypadkach, w instytucjach, organach lub jednostkach organizacyjnych Unii Europejskiej.

2.31. Wniosek zewnętrzny do Rzecznika Praw Obywatelskich można złożyć poprzez złożenie dokumentu osobiście lub za pośrednictwem poczty na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Sekcja III: Ochrona danych

3.1. Wszelkie przetwarzanie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu Naruszenia odbywa się zgodnie z unijnymi przepisami o ochronie danych, a w szczególności z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) oraz wytycznymi Grupy Roboczej Art. 29 RODO w tym zakresie. Zasady ochrony danych osobowych i polityki w tym zakresie reguluje osobna dokumentacja wewnętrzna EPS OOD.

3.2. EPS OOD przekazuje wszystkim Osobom zatrudnionym klauzule informacyjną RODO w zakresie związanym z wejściem w życie niniejszej Procedury.

3.3. Przy rozpatrywaniu otrzymanych zgłoszeń Komitet gromadzi i przetwarza wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszonym przypadku.

3.4. Dane osobowe, które w oczywisty sposób nie są istotne dla rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia, nie będą gromadzone ani przechowywane. W przypadku przypadkowego zebrania takich danych zostaną one bezzwłocznie usunięte - dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia danego wniosku, nie będą gromadzone, a jeśli zostaną przypadkowo zebrane, zostaną niezwłocznie usunięte. Usunięcie takich danych osobowych nastąpi w ciągu 14 dni od stwierdzenia, że nie są one istotne dla sprawy.

3.5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub działaniami następczymi oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez EPS OOD przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych lub działania następcze zostały zakończone, lub po zakończeniu postępowania wszczętego tym postępowaniem - oddział EPS OOD usuwa dane po upływie tego okresu, z wyjątkiem przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowania przygotowawczego lub spraw sądowych lub administracyjnych.

3.6. Anonimowe informowanie o nieprawidłowościach

3.6.1. EPS OOD na potrzeby tej Procedury nie przyjmuje anonimowych zgłoszeń.

Sekcja IV: Postanowienia końcowe

4.1. Niniejsza Procedura podlega regularnemu przeglądowi, co najmniej raz na trzy lata lub w każdym przypadku, gdy jest to konieczne.

4.2. Niniejsza Procedura, w zakresie przedmiotu, który reguluje, będzie stosowana równolegle z innymi Procedurami, które odnoszą się do przedmiotu, który reguluje i które zostały już wdrożone i są stosowane przez EPS i/lub MFG, chyba że zostaną uchylone/ujednolicone w wyniku wprowadzenia niniejszej Polityki.

4.3. EPS OOD, informując/komunikując o wdrożeniu niniejszej procedury, wyraźnie informuje/oddziela tryb jej zgłaszania i stosowania od innych obowiązujących polityk EPS w celu właściwego ukierunkowania prawnego trybu postępowania zgodnie z tymi politykami.

4.5. Niniejsza Procedura jest wiążąca (obowiązuje) od dnia 25 września 2024 r.

4.6. Dokument wdraża wymogi: (a) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (b) polskiej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.